優先順位の決め方のコツ 「時間の余裕」「満たせなかった場合のデメリット」「ついでに何かをやる」 ＊59歩
こんにちは！ユウジです。
Google検索で、「優先順位」「決め方」と検索すると、仕事の優先順についてたくさんの情報が書かれていますが、
- 仕事に優先順位はない、期限内に終えればよい
- 緊急度と重要度を考えて優先順位を決める
- 緊急度と重要度ではなく、効果性と難易度を考えて優先順位を決める
まあ、言っていることは様々です。おそらく、オフィスワーカーを対象にしているブログが多いことが理由だと思います。
僕は主に看護師向けに情報と考え方を発信しています。新人看護師は優先順位を決めることに困難感があったり、よく先輩からアドバイスや批判を受けたりします。今回は、その日にやらなければならない仕事が多い職種の人向けに、今回は優先順位について記事を書きます。
優先順位とは、いま自分はなにをするべきで、これが終わったらなにをするべきで、その次はなにをするべきか、という行動の順番として記事を書いています。
優先順位に大事なのは時間の余裕です。
- 「時間の余裕」があれば、さほど優先順位は気にしなくてよい
- 優先順位は「時間の余裕」と「満たせなかった場合のデメリット」で考える
- 優先順位は「時間の余裕」と「あなたがいまいる場所」で変化する つまりついでにどれくらいできるか
- 依頼できるなら依頼しよう やっぱり相談は重要
時間の余裕があれば、さほど優先順位は意識しなくてよい
時間の余裕はどれくらいあるか？
時間の余裕を考えるとき、
- その日の達成するべき仕事を終えるのにかかるあなたの時間の見込み
- 不測の事態でとられる時間の見込み
この2つを考える必要があります。これがいっぱいいっぱいだと、時間の余裕が少ない、ないし、そうでなければ余裕があるということになります。仕事を始めた初月でもなければ、なんとなく、時間の余裕が多い、少ないはわかると思います。それで大丈夫です。
時間の余裕と優先順位
時間の余裕が少なくて、やることが多い場合に優先順位を考える必要が出てきます。
時間の余裕があれば、1つ1つこなしていけばいいので、優先順位を意識する必要はさほどありません。
さほど、というのは、1つ1つこなしていく中でも、重要だったり緊急だったりするものとそうではないものはあります。重要なものを最後に持っていくのは、不測の事態で何かを頼まれた、緊急に対応しなければならなくなった等で急に時間の余裕がなくなるオススメしないということです。
優先順位は「時間の余裕」と「満たせなかった場合のデメリット」で考える
時間の余裕は前項でふれているので割愛します。
満たせなかった場合のデメリットの大小
これはつまり、満たせなかったときにデメリットがあるか、今日時間が残ったら実施し、明日にまわしても大丈夫かどうかを考えることです。看護師でいう「点滴」と「清拭（体拭き）」では点滴の方が生体に与える影響が大きいため、優先されます。でも「点滴」「トイレ」だったら、どちらも満たさなければなりません。看護師であれば患者のニーズの大きさですね。マズローさんがよく解説してくれてます。
一般企業であれば、契約内容や顧客に対するサービス内容です。デメリットとは損失、これはお金と信用で測れます。しっかりと判断基準を持つことが大事ですね。
優先順位は「時間の余裕」と「あなたがいまいる場所」で変化する つまりついでにどれくらいできるか
時間の余裕はすでにふれているので割愛します。
ついでにできることを終わらせて、時間の効率化を生む
仕事に慣れている人ほど、効率性に満ちた行動をします。精神的にも落ち着いた状態がいちばん冷静な判断ができて効率的だし、いま自分がいる場所、立っている場所でできることをついでにこなします。短時間で行えることなら、優先順位が低くても、重要でなくても、ついでにさっさと終わらせてしまおうということです。優先順位が変化、とは言いすぎかもしれませんが、いまあなたがいる場所でついでにできることを探すことが大事です。
依頼できるなら依頼しよう やっぱり相談は重要
追いつかなくなったら早めに助けを求める
チームで仕事をしているなら、多重な仕事量により追いつかなくなったときは、助けを求めるということが重要です。
この場合、時間が１／３から半分程度過ぎた段階で相談することが、もっとも伝わりやすいと思います。早すぎると、「まずは取り組んでみて」、遅すぎると、「なんでもっと早く言わないの？」と言われます。早すぎる方がいいですけどね。
自分が追いつかない日は、他の人も追いつかない流れの場合も多々あり、助けがもらえないこともあります。ただ、自分の許容量をわかっていると思ってもらえること、助けられなくてごめんという気持ちを思ってもらえるので、助けがもらえなくても、助けを求めるために相談することはあなたにとってプラスです。
優先順位についての判断を信頼できる人に相談してみる
自分が考えた優先順位と他人の優先順位とでは、異なる判断のことが多いです。多くていいのですが、自信がないときには、信頼できる人に相談しましょう。信頼できる人であれば、多少批判されても耐えられます。信頼できない人に相談してしまうと、言われた内容がしっくりこないと、反発したくなります。
相談のしかた
- 「〇〇さん、ちょっと今日の優先順位でご相談していいですか？」：相談の了承をえる
- 「今日はA、B、C、Dのことをやらなければならないのですが、AとCを～の理由で優先的にやって、BとDはその後にやろうと思うのですが、この優先順位の判断で良いでしょうか」：自分が考えた範囲を明確に伝える
このように伝えれば、時間をもらうことに了承を得ており、自分の判断した理由を伝えていることから相手に任せきりになっておらず、きちんとした回答が返ってきます。
（もしもこれで罵詈雑言などめちゃくちゃなことを言われたら、相談内容ではなくあなたとの関係性に問題があります。信頼できる人からめちゃくちゃなことを言われることはないと思いますが、、）
まとめ
- 時間の余裕を考える
- 満たせなかった場合のデメリットを考える
- ついでにできることを実施する
- 早めに助けを求める
- 自分の優先順位の理由を含め、信頼できる人に相談する
当然、あなたがその日１日でなにをすればよいかを的確にわかっていることが前提ですので、そこに自信を持てなければ、まずは１日の仕事内容を考えることを、信頼できる人に相談しながら進めましょう。
時間の効率化というのは、常に頭の片隅で考えておくことが大事です。頑張って仕事をしていきましょう！